Lekce 18 - Tvorba a úprava dokumentu s Copilotem v Microsoft Wordu Nové

V předešlém cvičení, Řešené úlohy k 16. - 17. lekci Základů Microsoft Wordu, jsme si procvičili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

V tomto tutoriálu Microsoft Wordu vytvoříme pomocí Microsoft Copilotu obchodní nabídku pro modelového zákazníka. Budeme vycházet z poptávky, zápisu z jednání, firemních pravidel a ceníku v aplikaci Microsoft Excel. Ukážeme si postup od rozboru podkladů přes vytvoření návrhu až po úpravu struktury, tónu a cenového přehledu.

Příprava obchodní nabídky

Naším úkolem je připravit nabídku pro společnost RetailNova CZ/SK a.s., která se zajímá o energetické audity, sledování spotřeby, fotovoltaiku a nabíjecí stanice. Copilot nám pomůže propojit podklady, za výběr správných informací však odpovídáme my.

Podklady k nabídce

Nejprve si stáhneme přílohu dostupnou na konci lekce. Archiv obsahuje:

• poptavka_zakaznika.docx,
• zapis_z_jednani.docx,
• pravidla_pro_tvorbu_nabidky.pdf,
• cenik_energetickych_reseni_pro_nabidku.xlsx.

Poptávka popisuje požadavky zákazníka, zápis z jednání je upřesňuje a uvádí otevřené otázky. Firemní pravidla určují strukturu nabídky, oddělení jednorázových a měsíčních nákladů a zákaz nepodložených slibů o úsporách, dotacích nebo termínech. Ceník je jediným povoleným zdrojem cen.

Připravené soubory si uložíme do jedné pracovní složky:

V podkladech si všimneme zejména počtu provozoven, požadovaných služeb a rozsahu první etapy. Některé údaje, například termín realizace, výkon fotovoltaiky nebo kabelové trasy k nabíjecím stanicím, zatím nejsou potvrzené.

Ceny, slevy, termíny ani technické parametry nesmíme doplňovat odhadem. Chybějící údaje uvedeme mezi otevřenými otázkami.

Přidání kontextu do Copilotu

Otevřeme nový dokument ve Wordu, spustíme Copilota a jako zdroje připojíme:

• poptavka_zakaznika.docx,
• zapis_z_jednani.docx,
• pravidla_pro_tvorbu_nabidky.pdf.

Ceník zatím nepřidáváme. Relevantní položky z něj později vybereme v Excelu. Více souborů můžeme označit pomocí klávesy Shift:

Dostupné možnosti se mohou lišit podle verze Wordu, účtu a licence. Některé soubory může být nutné uložit na OneDrive nebo SharePoint. Pokud je nelze připojit, můžeme jejich obsah vložit jako text přímo do chatu Copilotu.

Analýza požadavků zákazníka

Nejprve necháme Copilota rozebrat podklady, místo aby rovnou vytvářel celou nabídku:

Analyzuj přiloženou poptávku, zápis z jednání a interní pravidla. Vypiš požadavky zákazníka, dostupné podklady a informace, které zatím chybějí. Vycházej pouze z přiložených dokumentů a chybějící údaje nevymýšlej.

Copilot vytvoří přehled požadavků a chybějících informací:

Výsledek porovnáme se zdroji. Zkontrolujeme zejména počet provozoven, rozsah měření, počet AC nabíjecích stanic a provozovny určené k posouzení fotovoltaiky. Mezi chybějícími údaji by měly být například rozpočet, termín realizace a některé technické parametry.

Pokud v přehledu chybí důležitá informace, zadáme Copilotu doplňující pokyn:

Doplň do přehledu všechny nepotvrzené technické údaje, obchodní podmínky a informace, které musí zákazník dodat. Stále vycházej pouze z přiložených dokumentů.

Návrh struktury nabídky

Po kontrole požadavků připravíme osnovu nabídky:

Navrhni strukturu obchodní nabídky pro společnost RetailNova CZ/SK a.s. Dodrž interní pravidla z přiloženého dokumentu. Nabídku rozděl do přehledných částí a jednotlivých etap. Zatím nevytvářej ceny ani celý text nabídky.

Osnova by měla obsahovat zejména:

• název nabídky a označení zákazníka,
• stručné shrnutí jeho potřeb,
• řešení rozdělené do etap a doporučené služby,
• cenový přehled,
• předpoklady a otevřené otázky,
• doporučený další postup a platnost nabídky.

Vytvořenou osnovu zkontrolujeme podle firemních pravidel:

Vytvoření prvního návrhu

Nyní požádáme Copilota o první souvislý návrh:

Podle navržené struktury vytvoř první návrh obchodní nabídky. Použij profesionální a srozumitelný tón vhodný pro netechnické vedení společnosti. Vycházej pouze z přiložených podkladů. Nevymýšlej ceny, slevy, termíny realizace, technické parametry, výši úspor ani informace o dotacích. Chybějící údaje jasně označ.

Výsledek vložíme do dokumentu:

První návrh nemusí být stylisticky dokonalý. Může být příliš dlouhý, opakovat informace nebo používat zbytečně technický jazyk. V této fázi však kontrolujeme hlavně soulad s podklady a případné nedoložené údaje.

Doplnění cen z Microsoft Excelu

Otevřeme cenik_energetickych_reseni_pro_nabidku.xlsx v Excelu a vybereme položky odpovídající požadavkům zákazníka, například energetické audity, měření spotřeby, monitoring, reporting, posouzení fotovoltaiky a AC nabíjecí stanice. DC stanice nezahrneme, protože je zákazník do první nabídky výslovně nepožadoval.

Relevantní řádky zkopírujeme do pracovního dokumentu:

Doplníme známá množství. Pokud množství neznáme, celkovou cenu nevypočítáváme. Copilotu zadáme:

Doplň do nabídky cenový přehled podle vložené tabulky. Jednorázové a pravidelné měsíční náklady uveď odděleně. Použij pouze uvedené jednotkové ceny a známá množství. Pokud množství nebo jiný údaj chybí, cenu nevypočítávej a označ, co je potřeba doplnit. Všechny ceny uveď bez DPH.

Výsledný přehled vložíme do nabídky:

Každou jednotkovou cenu, množství i výsledný součet porovnáme s původním ceníkem. Copilot může vybrat nesprávnou položku nebo udělat chybu ve výpočtu.

Úprava tónu a struktury

Příliš dlouhé nebo odborné části označíme a upravíme pomocí Copilotu. Můžeme použít například:

Zkrať označenou část přibližně o třetinu. Zachovej všechny důležité informace.

Přeformuluj označený text tak, aby mu rozumělo i vedení bez technického vzdělání. Zachovej profesionální tón.

Odstraň z označeného textu příliš propagační a nepodložená tvrzení. Neměň věcný význam.

Převeď uvedené kroky do stručného číslovaného seznamu.

Upravenou variantu můžeme přijmout, znovu vygenerovat nebo zamítnout:

Tímto způsobem upravíme zejména úvodní shrnutí, popis jednotlivých etap a seznam otevřených otázek. Zkrácením nesmí zmizet důležité omezení ani upozornění na chybějící údaj.

Kontrola nabídky podle zdrojů

Hotovou nabídku necháme porovnat s podklady. Copilot ji zatím nemá upravovat:

Porovnej vytvořenou nabídku s přiloženou poptávkou, zápisem z jednání, interními pravidly a vloženým výběrem z ceníku. Upozorni na údaje, které nejsou doložené, rozpory, chybějící požadavky a případné nesprávné ceny. Dokument neupravuj, pouze vypiš nalezené problémy.

Copilot vypíše možné problémy:

Ověříme zejména, že nabídka neobsahuje nepožadované DC nabíjecí stanice, nepotvrzenou slevu, slib úspor ani vymyšlený termín. Zkontrolujeme také, že orientační ceny nejsou prezentovány jako konečné. Zvláštní pozornost věnujeme chybějícím údajům pro Trnavu, výkonu fotovoltaiky, kapacitě bateriového úložiště a rozsahu stavebních prací.

Dokončení obchodní nabídky

Po obsahové kontrole dokument upravíme běžnými nástroji Wordu. Sjednotíme nadpisy, písmo, tabulky a rozložení stránek. Výsledná nabídka bude obsahovat:

• označení zákazníka a manažerské shrnutí,
• návrh řešení rozdělený do etap a doporučené služby,
• jednorázové a měsíční náklady,
• předpoklady, omezení a otevřené otázky,
• doporučený další postup a platnost nabídky.

Dokončený dokument bude připravený k interní kontrole:

Podle firemních pravidel musí nabídku před odesláním zkontrolovat obchodník a technický specialista. Copilot urychluje přípravu dokumentu, nenahrazuje však odborné schválení ani odpovědnost člověka.

Shrnutí lekce

Při tvorbě obchodní nabídky s Copilotem postupujeme od analýzy podkladů přes návrh struktury a vytvoření textu až po doplnění cen a závěrečnou kontrolu. Copilotovi určíme zdroje a chybějící údaje nenecháváme domýšlet. Ceny ověřujeme podle ceníku a hotovou nabídku porovnáme s původními podklady. Za její správnost stále odpovídáme my.

V příští lekci, Analýza dokumentu s Copilotem v Microsoft Wordu, nejprve anonymizujeme citlivé údaje ve zprávě o phishingovém incidentu, poté ji s Copilotem analyzujeme a ověříme důležitá tvrzení podle původního zdroje.

 

Měl jsi s čímkoli problém? Stáhni si vzorovou aplikaci níže a porovnej ji se svým projektem, chybu tak snadno najdeš.