Lekce 11 - Záhlaví a zápatí v Microsoft Wordu

V předešlém cvičení, Řešené úlohy k 10. lekci Základů Microsoft Wordu, jsme si procvičili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.

V tomto Microsoft Word tutoriálu si povíme něco o záhlaví a zápatí. Záhlaví a zápatí jsou oblasti u horního a dolního okraje stránky, do kterých můžeme vložit text, automatická pole, čísla stránek nebo obrázky.

Oddíly, záhlaví a zápatí i automatická pole nám pomáhají lépe uspořádat rozsáhlejší dokumenty a přizpůsobit jejich jednotlivé části. Díky nim můžeme například měnit orientaci vybraných stránek, používat odlišné záhlaví a zápatí nebo automaticky doplňovat a aktualizovat údaje, jako jsou čísla stránek či jméno autora.

Oddíly dokumentu

Dokumenty se přirozeně dělí na stránky. Oddíly si můžeme představit jako přihrádky v pořadači: každá může obsahovat několik stránek a mít vlastní nastavení. Ve Wordu tak stránky seskupujeme do větších celků, kterým říkáme oddíly.

Oddíly nemají ve Wordu samostatné menu. Reálně pracujeme s konci oddílů, které vkládáme z menu Rozložení – Konce – Konce oddílů:

Jeden konec oddílu rozdělí dokument na dvě části, dva konce oddílů na tři části a tak dále. Samostatný začátek oddílu nevkládáme, protože nový oddíl vždy začíná bezprostředně za koncem předchozího.

Funkce oddílů

Dokument dělíme na oddíly tehdy, když se mají některé jeho části chovat jinak než ostatní. Nejčastěji tak měníme orientaci stránky (na šířku nebo na výšku), záhlaví nebo zápatí.

Orientace stránky je standardně na výšku. Pokud ale vložíme rozsáhlejší tabulku nebo obrázek, u nichž převládá šířka, může být vhodnější orientace na šířku. Objekt pak získá na stránce více prostoru.

Jinou orientaci obvykle potřebujeme jen u několika stránek. Pokud jsou takové stránky na konci dokumentu, stačí dokument rozdělit na dva oddíly. Při jejich průběžném vkládání budeme potřebovat konců oddílů více.

Druhy konců oddílů

Vložení konce oddílu je složitější, než by se mohlo zdát. Rozeznáváme totiž několik druhů konce oddílu. Rozdíl je v tom, zda dojde k ukončení oddílu ihned, nebo až někde níže:

• Další stránka - Pod touto volbou se skrývá nejčastěji používaná možnost. Vloží se konec oddílu, který je zároveň koncem stránky a nový oddíl začne ihned na další stránce. Mezi konec oddílu a začátek nové stránky už nic vložit nelze.
• Průběžně - Vloží konec oddílu okamžitě a další text je již součástí nového oddílu. Toto nemá obvyklé účinky (rozdělení záhlaví apod.), nicméně se dá použít třeba k tomu, že v každé části stránky máme jiný počet sloupců, čehož jinak dosáhnout nelze. V některých českých verzích Wordu může být tato možnost označena jako Nepřetržitě.
• Sudá a Lichá stránka - Zahájí nový oddíl na nové stránce dle toho, jaké je její pořadí v dokumentu.

Konec oddílu tedy vložíme v místě, od kterého potřebujeme pro další část dokumentu jiné nastavení.

Konec oddílu se projeví jako netisknutelný znak následujícím způsobem:

Záhlaví a zápatí

Záhlaví a zápatí jsou textová pole, která jsou neoddělitelně spjata s horním a dolním okrajem stránky. Jsou tedy nad nebo pod ostatním textem. Existují neustále, vidět ale nejsou, protože v nich bez našeho zásahu není vložen žádný text.

Jejich editaci nejsnáze zahájíme dvojklikem v dané lokalitě, ostatní text se pak dočasně obarví šedě, aby byl méně výrazný, viz následující obrázek:

Pokud v dokumentu již existují oddíly, vidíme zároveň i informace o nich:

Rozdělení, co přesně patří do záhlaví a co do zápatí, není dáno úplně striktně, proto si představíme spíše obecná doporučení. Důležité je hlavně naučit se, jaká automatická pole celkově ve Wordu máme a jak fungují.

V záhlaví či zápatí můžeme mít i prostý text, který tam napíšeme ručně. Ten se často s automatickými poli kombinuje. Ani vodorovné uspořádání prvků není pevně dané. Obsah záhlaví či zápatí můžeme umístit vlevo, doprostřed nebo vpravo, přičemž prvky mohou být současně umístěny ve všech třech pozicích.

Obsah záhlaví a zápatí můžeme formátovat stejně jako ostatní text. Formátování však volíme střídmě, aby záhlaví a zápatí nerušilo hlavní obsah dokumentu. Obsažen může být i obrázek, který pak teoreticky může zabírat místo i za skutečným textem a tento text nijak neovlivňuje.

Obsah záhlaví a zápatí

Mezi základní výplň záhlaví patří automatická pole jako číslo stránky, počet stránek, jméno autora, název souboru a cesta k souboru. Existují i další možnosti – obrázek jako logo, název firmy, kontaktní údaje, datum vytvoření a mnoho dalších.

Automatická pole jsou tedy textová pole, která se vloží a nelze do nich pak již zasahovat. Upravují se automaticky. Představme si třeba pole počet stránek. Přirozeně nechceme počítat ručně stránky dokumentu, a tak využijeme toto automatické pole, které ihned vloží správné číslo počtu stránek. To se navíc samozřejmě při změně počtu stránek přepočítá a ukáže aktuální hodnotu.

Ručně vkládaný text je vhodným doplňkem. Můžeme pak mít třeba jméno autora jako automatické pole, ale předchází mu text, jako třeba na obrázku níže:

Vkládání automatických polí

Zaměříme se nyní více na praktické ukázky. Začneme číslováním stránek.

Dvojklikem zaktivníme zápatí a přes kartu Záhlaví a zápatí – Číslo stránky – Dolní okraj stránky vyvoláme následující nabídku:

Na té zvolíme možnost pro vložení čísla stránky doprostřed. Nyní máme na každé stránce číslo označující její pořadí, počínaje jedničkou a konče počtem stránek. Zarovnání se dá upravit ručně.

Nejdůležitější pole se nacházejí pod tlačítkem Informace o dokumentu. Přejdeme do záhlaví a vložíme vpravo své jméno coby autora – napíšeme "Autor:" a doplníme automatické pole Autor:

Více možností nabídne rozvinutí nabídky Vlastnost dokumentu.

Nejvíce možností pak ale skrývá tlačítko Rychlé části – Pole. To totiž obsahuje celkový seznam automatických polí. Najdeme zde třeba NumPages pro počet stránek, Section pro pořadí oddílu, UserName pro uživatelské jméno účtu a mnohé další.

Další možnosti

Při editaci záhlaví a zápatí máme i pár dalších možností, na které je třeba brát zřetel. Zvýrazněny jsou na tomto obrázku:

Tlačítky Přejít na zápatí a Přejít na záhlaví se přesouváme mezi oběma oblastmi. Volba Propojit s předchozím určuje návaznost na předchozí oddíl. Pokud je aktivní, číslování pokračuje průběžně. Po jejím vypnutí můžeme každý oddíl číslovat jinak. Formát nastavíme kliknutím pravým tlačítkem myši na číslo stránky a volbou Formát číslování stránek.

Zde můžeme nastavit mimo jiné styl číslování, zahrnování názvů kapitol a rovněž i návaznosti na předchozí oddíl.

Často potřebujeme skrýt číslo na první (titulní) stránce. Stačí zaškrtnout příslušnou volbu zvýrazněnou na obrázku výše, bez vkládání konce oddílu.

Pokud se první stránka nečísluje, ale na druhé se zobrazí číslo dva, nastavíme číslování stránek od nuly. Druhá stránka pak bude mít číslo jedna.

Vkládat můžeme i obrázky, například loga nebo piktogramy. Jejich velikost upravíme tak, aby nepřetékaly ze záhlaví.

Pokud se různě zarovnané položky záhlaví nevejdou do jednoho řádku, použijeme možnost Prázdné (3 sloupce) v menu Záhlaví na kartě Záhlaví a zápatí:

Záhlaví a zápatí využijeme především pro opakované údaje, například číslování stránek. Automatická pole lze použít i v dalších částech dokumentu.

Shrnutí lekce

Oddíly rozdělují dokument na části, kterým můžeme nastavit odlišnou orientaci stránky, záhlaví, zápatí nebo číslování. Nový oddíl vytváříme pomocí konce oddílu, například typu Další stránka, Průběžně, Sudá stránka nebo Lichá stránka. Do záhlaví a zápatí můžeme vložit ruční text, obrázky i automatická pole, například číslo stránky, počet stránek nebo autora dokumentu. Pomocí volby Propojit s předchozím řídíme návaznost mezi oddíly a číslování stránek můžeme formátovat, začít od vlastní hodnoty nebo skrýt na první stránce.

V následujícím cvičení, Řešené úlohy k 11. lekci Základů Microsoft Wordu, si procvičíme nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.