Lekce 4 - Copilot v Microsoft Outlooku Nové
V předchozím kvízu, Kvíz - Přidání a nastavení účtu a tvorba e-mailu v Outlooku, jsme si ověřili nabyté zkušenosti z předchozích lekcí.
V tomto tutoriálu kurzu Microsoft Outlooku využijeme Copilot k přípravě e-mailů a shrnutí korespondence. Vyzkoušíme si pokyny i přenos návrhu z chatu do zprávy.
Microsoft Copilot v Outlooku
Microsoft Copilot je AI asistent, který nám v Outlooku pomáhá s e-mailovou komunikací. Dokáže připravit návrh zprávy, přeformulovat nebo zkrátit text a shrnout korespondenci. Pokyny mu zadáváme přirozeným jazykem.
Copilot nám může ušetřit čas, jeho návrhy však nemusí být vždy správné. Proto je zkontrolujeme a podle potřeby upravíme.
V Copilot Chatu zadáváme pokyny formou konverzace. Další nástroje spouštíme přímo u zprávy, například shrnutí konverzace. Odpověď zobrazená v chatu sama o sobě nepotvrzuje vložení textu do e-mailu.
Dostupnost závisí na účtu, licenci a nastavení organizace. Stejná verze nezaručuje stejnou nabídku. Chybějící chat ověříme u svého účtu nebo správce IT.
Prompt a kontext
Zadání připomíná pokyny kolegovi: uvedeme účel zprávy a podstatné údaje. Takovému zadání říkáme prompt. Copilot využívá generativní umělou inteligenci k vytvoření textu podle pokynů a dostupných podkladů.
Podklady tvoří kontext, kterým je například zákazníkův e-mail vložený do chatu.
První e-mail v Copilot Chatu
Připravíme potvrzení přijetí poptávky. Nejprve otevřeme chat.
-
V horní části Outlooku klikneme na Copilot. V podokně přejdeme do pole pro zprávu:
-
V hlavním okně otevřeme Copilot v horní části aplikace:
Do chatu vložíme zadání:
Připrav e-mail zákazníkovi Janu Novákovi. Potvrď přijetí poptávky na fotovoltaiku. Požádej o adresu objektu a roční spotřebu elektřiny. Použij profesionální tón a nejvýše tři krátké odstavce. Neslibuj cenu ani termín. Vrať pouze předmět a text zprávy. E-mail neodesílej.
Prompt odešleme šipkou v poli chatu. V návrhu ověříme žádost o oba údaje i případné nepodložené sliby.
Navazující návrhy pod odpovědí
Pod odpovědí se mohou objevit návrhy dalších zadání, například:
- Vyber nejlepší variantu a sjednoť ji do finálního e-mailu
- Zkrať e-mail na dva krátké odstavce
- Doplň vhodný předmět a profesionální podpis
- Uprav tón na formálnější
- Navrhni stručnější předmět
Znění i počet návrhů se mohou měnit. Kliknutím pokračujeme v konverzaci; nepotvrzujeme vložení textu ani odeslání e-mailu. Můžeme také napsat vlastní upřesnění:
Zkrať návrh na dva odstavce. Zachovej žádost o adresu objektu i roční spotřebu. Vrať pouze konečný předmět a text e-mailu. Nepřidávej podpis.
Podpis doplníme v Outlooku a zkontrolujeme případné zdvojení.
Vložení návrhu do e-mailu
Pokud už Copilot vložil návrh do rozepsaného e-mailu, zkontrolujeme ho přímo ve zprávě. Je-li návrh pouze v chatu, otevřeme nebo použijeme rozepsaný e-mail:
-
Novou zprávu otevřeme tlačítkem Nové. Ke kopírování použijeme ikonu dvou překrytých listů pod odpovědí nebo označíme jen požadovaný text. Předmět vložíme do pole Předmět. Do těla zprávy přeneseme samotný e-mail bez případných vysvětlení Copilotu:
-
Na kartě Domů zvolíme Nový e-mail. Ke kopírování použijeme ikonu dvou překrytých listů pod odpovědí nebo označíme jen požadovaný text. Předmět vložíme do pole Předmět. Do těla zprávy přeneseme samotný e-mail bez případných vysvětlení Copilotu:
Odeslání promptu do chatu a odeslání e-mailu jsou dva různé kroky. Cvičnou zprávu ponecháme jako koncept.
Rychlé akce Copilota
Při zobrazení příslušné volby můžeme Copilota spustit také přímo s předpřipraveným promptem.
-
Po umístění ukazatele myši na ikonu Copilota se nám zobrazí navrhované rychlé akce, například Pomoc s psaním e-mailu, Najít příjemce pro můj e-mail nebo Podpoř mé tvrzení:
-
Po kliknutí na šipku dolů u ikony Copilota se nám zobrazí kontextová nabídka s několika rychlými akcemi, například Pomoc s psaním e-mailu, Nalezení příjemců nebo Podpoř mé tvrzení:
Některá rozhraní nabízejí jiné možnosti spuštění rychlé akce. Záleží také na aktuálně otevřeném okně.
Odpověď na přijatý e-mail
Copilotu předáme původní požadavek. Vyzkoušíme smyšlenou zprávu:
Dobrý den, prosím o nabídku fotovoltaiky pro rodinný dům. Ročně spotřebujeme přibližně 6 MWh elektřiny a zajímá nás také baterie. Jaké údaje ode mě potřebujete? Jan Novák
U přijaté zprávy klikneme na možnost Odpovědět a Copilotovi zadáme následující prompt:
Odpověz na tento e-mail. Poděkuj a požádej o adresu domu a fotografii střechy. Potvrď zájem o baterii. Neptej se znovu na spotřebu. Neslibuj cenu ani termín. Vrať pouze stručný a zdvořilý text odpovědi bez podpisu. E-mail neodesílej.
Ukázka v Outlook New:
Můžeme také využít rychlou akci Pomoz mi odpovědět.
Při práci se skutečným e-mailem v obou aplikacích zvolíme Odpovědět a vložíme zkontrolovaný návrh. U volby Odpovědět všem ověříme všechny adresáty.
Úpravy textu a zpětná vazba
U konceptu můžeme změnit odstavec nebo posoudit vyznění zprávy.
Přeformulování odstavce
Do chatu vložíme odstavec společně s pokynem:
Přeformuluj následující odstavec zdvořileji. Zachovej požadavek na oba podklady a nepřidávej termín. Vrať pouze upravený text: Podklady jste nám pořád neposlali. Bez adresy objektu a fotografie střechy nabídku nepřipravíme. Pošlete nám obojí.
Možný výsledek:
Můžeme také dále pokračovat v chatu a vybrat některý z připravených příkazů Zjemni ještě více tón zprávy nebo Připrav stručnější variantu.
Shrnutí e-mailové konverzace
Související zprávy tvoří e-mailové vlákno. U zpřístupněné funkce vytvoříme přehled dosavadní domluvy.
-
Otevřeme konverzaci. V její horní části vybereme Shrnout tento e-mail. U podporované přílohy typu PDF, Word nebo PowerPoint můžeme využít také nabídku shrnutí přílohy:
-
Otevřeme konverzaci a v horní části vlákna vybereme Shrnout. U podporované přílohy typu PDF, Word nebo PowerPoint můžeme využít také nabídku shrnutí přílohy:
Případnými odkazy ve shrnutí přejdeme na zdrojové zprávy a ověříme důležité údaje. Shrnutí vlákna nepovažujeme za rozbor všech příloh.
Otázky k poště v chatu
Při zpřístupněném hledání v poště zadáme:
Najdi zprávy od Jana Nováka z posledních sedmi dnů k poptávce fotovoltaiky. Vypiš dosud chybějící podklady a připoj odkazy na zdrojové e-maily.
Dotaz zpřesníme adresou odesílatele a výsledek ověříme ve zdrojových zprávách. Nedostupné podklady vyhledáme v Outlooku a povolený obsah předáme ručně.
Zásady promptování
Užitečný prompt určuje úkol, podklady, rozsah a požadovaný styl. Porovnejme dvě zadání:
✗ Příliš obecné
Napiš e-mail zákazníkovi.
✔ Konkrétnější
Potvrď přijetí poptávky a požádej o adresu objektu. Napiš dva krátké odstavce ve zdvořilém tónu. Neslibuj termín vyřízení.
Druhá varianta vymezuje účel i hranice zprávy. Při úpravách podobně určíme požadovanou změnu, například zkrácení textu při zachování všech částek a termínů.
Ve stejné konverzaci můžeme pokračovat krátkým upřesněním. Ani pokyn k nevymýšlení údajů nezaručuje bezchybný výsledek.
Bezpečná práce s Copilotem
Používáme schválený účet a dodržujeme pravidla organizace. Předáváme pouze potřebné informace. Osobní a důvěrné údaje podle situace odstraníme nebo anonymizujeme.
Do promptů nevkládáme hesla, přístupové kódy ani jiné přihlašovací údaje.
Před odesláním ověříme příjemce, předmět, jména, částky, termíny a případné závazky. Zkontrolujeme přílohy i podpis. Věta "V příloze zasíláme..." nenahrazuje skutečné přiložení souboru.
Cvičné zprávy ponecháme jako koncepty. Při skutečné komunikaci zkontrolovaný e-mail odešleme tlačítkem Odeslat. Za obsah zprávy a výběr adresátů odpovídáme my.
Shrnutí lekce
Copilot nám pomáhá připravit e-mail, upravit formulace a shrnout korespondenci. V chatu předáváme potřebné podklady a zpřesňujeme zadání. Další nástroje používáme podle dostupnosti u našeho účtu. Výsledek vždy kontrolujeme ve skutečné zprávě před odesláním.
V příští lekci, Microsoft Outlook - Práce se základními složkami, se naučíme orientovat v poštovních složkách Microsoft Outlooku, synchronizovat zprávy a nastavit jejich dostupnost bez internetu.
